凭证中使用红字和负数是根本性的错误
2013-01-13 02:41:57
来源：软件服务社
2011年初，我们写过一篇“关于会计中的红字和负数”，最后有一个结论：在凭证中使用红字和负数是完全错误的。2012年初我们发布了财务系统后，仍然经常有人在讨论这个问题，很多朋友说很难对本公司的会计解释这些，因为在凭证中使用红字和负数是所有会计人员的习惯，也是现在所有会计软件中允许甚至必须使用的方法。
但是，习惯并不一定是对的，就象几百年前人们都习惯性地认为太阳绕着地球转一样。利用严格的推理，你自己就可以判断什么是对错。对错并不是看人数的，地球上的会计人员可能有几千万或更多，但是并没有几个人真正考虑过这个问题，因为日常工作中几乎不会有什么原因需要会计人员去考虑这些。我在学习会计从业课程、中级课程直到注册会计师课程的好几年间，也没有意识到这是个问题。直到开发财务软件时，由于有一些非常重要的细节需要确定，这时才发现无论会计实务还是现有的各种财务软件中，都有很多令人感到混乱的地方。我们费了很大的精力，才确认这些混乱实际上来自会计学中一个非常基础的问题，即几十年（甚至更长时间）以来广泛使用的红字和负数。
如果只是好坏的问题，我们肯定会在系统中增加一个选项或参数，让用户自行决定是否使用红字或负数。现在系统中有那么多参数，我们不会介意再增加一个。但是，这确实不是好坏的问题，而是一种彻彻底底的错误。
实际上，只要讲清楚，即使是普通会计人员也不难理解这一点。二十多天前，北京一个有相当规模的企业要切换到我们的财务系统（现在已完成切换），找我们去做了二个多小时的培训。在谈到红字和负数的处理规则时，他们刚开始也非常惊讶，但我们只花了不到五分钟说明想法后，他们的财务总监立刻表示这是一种真正严谨、清晰的做法，因为我们提到的很多原来存在的问题她深有感受，只不过以前没有意识到是因为红字和负数造成的。同样，很多企业从去年就已经使用我们的财务系统，真正使用一段时间后，就会发现，从来不会因为禁用红字或负数而产生任何问题，相反，倒是很多原来有的问题现在完全消失了。
很多会计人员提到有些财务软件（如用友）对于某些业务（如销售退回、收到银行利息等）必须使用红字或负数，以为那是会计准则中的规定，而实际上那是因为这些软件对于会计的理解完全错了、软件设计也错了，导致如果不用负数（或红字）做凭证，利润表就一定会错。会计准则中的要求根本不是这样的，您可以看一下2008年注册会计师教材的247页，上面有个例子，就是销售退回的情况（2009年注会教材上也有这个例子，在第231页；2010年注会教材上也有这个例子……）：
借：主营业务收入 50000
应交税费——应交增值税（销项税额） 8500
贷：银行存款 57500
财务费用 1000
这个正好是有现金折扣的退货，很有代表性，也就是说，按照会计准则，这种业务的正确做法，就是收入在借方、费用在贷方，绝不是用负数或红字处理。而在用友财务软件中，则必须把凭证做成：
借：财务费用 —1000
应交税费——应交增值税（销项税额） 8500
贷：银行存款 57500
主营业务收入 —50000
如果按前面那种真正规范（即符合会计准则）的方式填制凭证，用友生成的利润表一定是错的。很明显，这是用友在软件设计上的错误，也是对会计理解的错误。销售退回是很正常的业务，特别是在从事实体贸易的企业是很常见的，如果您的公司有十个会计，那么只要有一个会计某一天按照准则要求的正确方式做了一张这样的凭证，用友的利润表就一定会错，而这时您要想查出原因，就要从一个月成千上万张凭证中查找，这不是很狗血的事情吗？而按照我们的做法，只要按会计准则（也就是每个会计人员平时学习会计课程时要求的正常方式）填制凭证就可以了，利润表肯定是对的。
即使对于错误凭证的更正，会计准则说的也只是“可以”做红字冲销，但并不是说“必须”。包括以前财政部出的财务软件规范也是这样，从来没说“必须”用红字，因此不使用红字或负数是完全符合会计准则的。我们强调的是“凭证中用红字和负数是错误的”，也就是说，我们认为现在会计准则中允许用红字是不对的。关于这一点，我们在2011年文中就专门提到过：
我们认为这是由于以前没有深入考虑这个问题、从而形成了习惯。但不论是习惯还是法规，都可能存在不合理之处。在这个问题上，帕乔利体现了一个数学家逻辑上的严谨，在他的著作中，第31章就是专门介绍“如何更正一个或多个登错地方的账项”，其中提到：“应按下述方法改正错误的分录，例如：如果本应记入贷方的分录记入了借方，就在贷方以相同的金额填入另一分录……”。他严格坚持了【借、贷】就是会计学中完备的符号体系。
这种所谓用红字的方法让我们非常怀疑很多会计专家是否具有基本的逻辑能力、是否真正了解借贷记账法的本质。老李出于好奇，还真的扒过一些知名会计专家的履历，有国内的、也有国外的，结论是，很多人的数理逻辑能力可能真的很差，理解不了帕乔利的思想当然也就是很正常的。否则，即使不看他的原著，也很容易知道他的想法会是怎样的。帕乔利为什么不是说用红字进行更正？这些专家难道认为作为达·芬奇密友的帕乔利不会用红色来写字？
所以，不用红字和负数，本来就符合会计准则和各种法规的要求、甚至比现在很多软件更加严格地符合准则的要求，而且避免了很多错误。
我们理解很多朋友提到的难以说服本单位会计人员的问题，道理很简单，因为很多人是负责IT工作的，并没有深入学过会计、更没有做过会计，而公司的会计人员都是很小心的、轻易不敢改变哪怕一丁点的习惯，这样想去说服人家，当然是不可能的。有人把我们写的文章给会计看，但是那篇谈到的主要是逻辑和会计上的原理，没有几个会计了解什么叫符号体系、以及一个符号体系应遵守的规则，因此看过之后也不会有什么直观感觉（但这也不能怪会计，因为这些内容本来就不是会计实际工作需要了解的）。
我们知道很多朋友非常有责任心，他们在本公司实施了OA、PB、HR、CRM等系统后，想更全面地做好信息化工作，包括实施财务系统。不过，如果您实在无法说服会计，那也不用强求，免得把自己弄得很累。毕竟有很多财务软件可以选择，我们从来没想过要让我们的软件成为用户的唯一选择，我们只是想认真做一个好的软件，让用户多一个选择。
有人会问：你说在凭证中用红字和负数是错的，为什么那么多财务软件中还在用而没有立刻消失？这一点都不难理解，就象贪官是错的，但几千年来用尽严刑厉法，贪官依然众多一样。错的东西并不代表会立刻消失，但错的就是错的。
这二年来经常有人在讨论这个问题，也许当时我们所用的标题“征意见、防扯蛋：关于会计中的负数和红字”有点开玩笑、带有不确定的意思，所以很多人忽略了文中最后的结论。因此，我们把二年前提到的结论再次放在这里：
凭证中使用红字和负数不是好不好的问题，而是一种根本性的错误。
财务报表中使用负数是可以的。
借、贷本来是会计学中最重要的基础“符号”（这也是现代会计方法称为借贷记账法的原因），但可悲的是，居然没有人意识到在凭证中使用红字和负数是一种非常严重的错误，甚至没有意识到有这样一个问题、更不用说去讨论对错。所以，我们很希望有精通会计学同时精通数学（特别是集合论、实变函数、数理逻辑）的专家认真考虑这个问题。对于从事会计基础理论研究的专家而言，应当明白这个问题是非常重要的。之所以提到数学，是因为现代会计学的创始人帕乔利就是当时世界顶尖的数学家，了解数学会更容易真正理解会计体系的本质。
这个问题早晚会有结论，我们对此完全有把握。老李今天实名在此打个赌，如果我们的观点错了，我李东升就自认为猪、而且是猪中最蠢的。不知有没有观点与我们不同的专家也敢打这样的赌？
另一点则是毫无疑问的，也就是上面提到的：凭证中不使用红字和负数是完全符合会计准则要求的，所以您根本不需要再有任何担心。
