付款审批及预算系统的用途是什么？

2010-10-28 16:55:37 来源：软件服务社

资金管理是企业管理中最重要的工作之一。资金管理可以分为收、付款管理两部分。“付款审批及预算系统”（PB）就是专门用于“付款管理”的企业管理软件，它与OA、培训系统、HR系统一样，是协同管理系统的组成部分。

那么，PB可以用来做哪些具体工作呢？我们简单举一些常见的例子：

1.    报销的申请与审批
现在报销采用的最常见方式是：申请人把发票整理好，然后填写申请单（注明用途、金额等），然后交给审批人员如部门经理、主管总经理签字，最后交给财务部门审批，确认没有问题后，找出纳领款，报销完毕。
采用PB后，可以改为：申请人在系统中填写“直接支出审批单”，并注明公司要求填写的事项（如用途、金额等），然后指定审批流程，提交给有关人员如部门经理、主管总经理、财务主管等审批，审批通过后，申请人将原始发票交给出纳检查，确认没有问题后，找出纳领款，报销完毕。
采用PB后，可以避免很多问题，如申请人去找各个审批人花费大量时间、有时签字找不到人，更重要的是，可以让以前很散乱的票据变成系统中可以进行详细分析统计的数据，审批人查看时也更加方便。另外，审批人可以更自主地决定什么时间进行审批，不再被不知什么时间过来签字的申请人打断工作。
采用PB进行报销审批后，相应的企业管理流程需要进行调整，在《付款审批及预算系统使用教程》中会给出建议的流程，供您参考。

2.    借款的审批与管理
借款在企业中也是经常发生的，如出差前借款，或各种小额采购。可以在PB系统中填写“借款审批单”，并提交给有关人员审批。
由于借款也会引起企业的资金变化，所以在PB中也对借款进行了管理。

3.    采购合同的管理
原来的纸质合同是不便于使用的。采购合同很重要，一般都有严格的存档管理制度。但这也导致了合同使用非常不方便。比如在合同支出审批时，必须要同时参考合同中的各种条款，比如付款条件、以前的付款情况……但纸质合同显然不便于调阅。
另外，纸质合同不是可管理、可分析的数据，而采用PB后，可以将合同信息在系统中按统一的规范进行管理，使合同变成了可管理、可分析的数据。
在PB中，可以进行下列工作：
    采购合同审批：包括起草合同、申请、审批；
    采购合同管理：对于已审批通过的合同，可以由合同管理员进行必要的管理，如指定作废。
    采购合同查询：可以根据用户的权限，指定各种条件，查看相关的合同。

4.    合同支出的审批
PB可以根据采购合同，自动生成“合同支出审批单”，并由有关人员审批。这样，款项的产生来自于合同而不是人工直接填写，不仅方便，而且严谨。
在审批时，审批人可以直接调阅对应的合同，以便检查是否符合付款条件。如果合同中有多笔要支付的款项，还可以查看其它各笔款项的支付情况。

5.    付款统计
可以按各种方式进行统计分析，如可以按发起部门、按申请人、按类别统计任意期间内发生的各种付款。

6.    付款预算
付款预算是PB中最有价值的工作之一。
在PB中，不仅可以详细统计和分析已发生的付款，而且可以对将来可能发生的付款进行预算。可以随时查看今后三天内、今后一个月内或任意指定的时间范围内可能付出的款项，因此能够提前做好资金安排、确保企业资金安全。

上面介绍的是PB的一些常见用途，绝大多数企业都有这方面的管理需要。比如：现在很多企业由于日常报销等工作非常多，也在想尽办法解决这个问题。有些OA软件试图设计一些报销的模板，甚至加上各种表单工具、工作流，用来做这些工作。但实际上，这种方式的效果与采用PB系统是完全不能相比的。PB系统不只是可以非常规范、便捷地处理日常报销、借款等工作，而且是对所有付款业务设计了完整的管理方案。
（注：最近经常接到一些用户询问在这个系统中为什么只有采购合同管理、怎样进行销售合同的管理。是这样的：PB系统的出发点是进行企业的资金管理。资金管理分为收、付款管理二部分，PB是负责付款管理的。采购合同在这个系统中管理是因为它是一部分付款的依据。销售合同涉及的是收款而不是付款，显然不应该在这个系统中管理，我们以后会推出CRM系统，即客户关系管理，销售合同是在那个系统中管理的。）