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2012
12/15
10:43

是否可以在OA中使用收发邮件的功能?

2012-12-15 10:43:21

OA系统中可以与邮件功能相结合,除进行接收邮件、发送邮件、转发、回复等常规操作之外,还可以实现邮件转发协同、协同转发邮件等功能。但是,我们仍建议一般情况下不要在OA中使用邮件功能,主要是因为下面几个原因:

1、如果不使用邮件功能,那么OA服务器上保存的只是内部员工之间的办公信息,病毒、木马等问题较少。但是,如果在OA中使用邮件功能,则会给安全管理带来很大的问题,因为所有邮件全是接收到OA服务器上,而每个员工所收到的外部邮件各种各样,常常是垃圾邮件比有用的邮件还要多,其中不乏恶意邮件,这样会直接影响OA服务器的安全。

2、邮件功能本身比较简单,我们一直认为软件的标准化是保证用户权益的重要因素之一,标准化软件有利于减少用户对某个软件商的依赖,也减少用户的学习成本。邮件功能用foxmail之类的软件就可以完成得很好,OA中集成这个功能只是用于一些特殊情况下的需要,对多数企业而言,在OA中使用这些功能没有太大必要。

3、还有一个原因,是因为很多人用的邮箱是个人邮箱,会有一些个人的信息。但如果在OA中加上这个功能,那么邮件就收到公司的服务器上了,公司的很多高管对电脑方面的了解不多,并不一定会意识到这一点,但如果把个人(特别是高管)的信息收集到公司服务器上,这个可能不太好,因为涉及个人隐私。

4、有些单位只允许在局域网中使用,员工不能直接收发邮件,所以为了方便,想通过OA收发邮件,但有时容易忽视一个问题,就是这些单位之所以不允许上外网,主要是为了保密、安全、防病毒及木马等,但是如果允许能过OA收发邮件,那么禁用外网实际上就失去了意义。

 

因此,一般情况下我们建议不必在OA使用邮件方面的功能。当然,OA系统中的邮件功能有很多方便的地方,比如可以直接给OA中的外部联系人发送邮件,还可以直接引用CRM中的客户联系人,因此与CRM统一使用也非常方便,所以如果工作确有需要,就可以给有关人员提供这些功能。

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